Kollaboration ist zweifellos ein Schlüsselbegriff in der heutigen Geschäftswelt. Unternehmen erkennen zunehmend die Notwendigkeit, Silos zu durchbrechen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Doch um erfolgreich zu sein, müssen sie die entscheidenden Erfolgsfaktoren der Kollaboration verstehen und umsetzen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf ebenjene Faktoren und wie sie zur Effizienz und Innovation beitragen. Eine Definition für Kollaboration findest du hier.
1. Klare Ziele und Absichten
Eine der wichtigsten Grundlagen für eine erfolgreiche Kollaboration ist die Festlegung klarer Ziele und Absichten. Teammitglieder müssen verstehen, warum sie zusammenarbeiten und welches Ergebnis sie anstreben. Ohne diese Klarheit können jegliche Bemühungen schnell ins Leere laufen.
Ein SMARTes (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminierbar) Ziel ist zum Beispiel: "Wir möchten bis Ende des Quartals ein neues Produkt auf den Markt bringen, um unsere Marktpräsenz zu erweitern sowie unseren Umsatz um 10 % zu steigern.“
Ziele können auch als User Story formuliert werden: „Ich als (Wer?) möchte (Was?), damit (Wozu?).“ Auch OKR´s können dabei helfen, Ziele zu definieren und diesen nachzugehen.
2. Mindset
Ein weiterer grundlegender Punkt ist das Mindset.
Werte sind entscheidend für eine erfolgreiche Kollaboration, da es die fundamentale Haltung und Einstellung der Beteiligten prägt. Eine kollaborative Einstellung schafft eine Atmosphäre von Offenheit, Vertrauen und gemeinsamen Zielen. Sie befähigt Einzelpersonen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, Wissen zu teilen und sich als Bestandteil eines größeren Ganzen zu sehen. Dies fördert nicht nur die Effizienz in der Zusammenarbeit, sondern auch die Innovation. Eine Haltung, die Diversität schätzt und Konflikte konstruktiv angeht, trägt dazu bei, eine positive und produktive Kollaborationskultur zu schaffen. Kurz gesagt, die richtige Mentalität bildet das Fundament, auf dem ergebnisreiche Zusammenarbeit aufbaut: Es ermöglicht den Beteiligten, gemeinsam über sich hinauszuwachsen und kollektiv aufstrebend zu sein.
3. Offene Kommunikation
Offene Kommunikation ist ein weiterer Schlüssel. Sie ermöglicht den reibungslosen Austausch von Ideen, Informationen und Feedback zwischen den Teammitgliedern, und fördert das Vertrauen und die Transparenz, was für eine erfolgreiche Zusammenarbeit unerlässlich ist.
Unser Tipp: Implementiere regelmäßige Besprechungen oder Stand-up-Meetings, in denen Teammitglieder ihre Fortschritte teilen und mögliche Herausforderungen besprechen können. Dies schafft nach und nach eine offene Kommunikationskultur. Wichtig hierbei ist, dass alle zu Wort kommen.
4. Diversität und Inklusion
Vielfalt in Teams kann zu einer breiteren Palette von Ideen und Perspektiven führen, was die Innovationskraft stärkt. Unterschiedliche Hintergründe und Erfahrungen tragen dazu bei, dass Lösungen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden.
Um Klarheit über gemeinsame Ziele zu schaffen, können Teams Werkzeuge wie das Business Model Canvas® verwenden.
Eine Herausforderung besteht oft darin, gewohnheitsmäßige Denkweisen zu überwinden, insbesondere die Tendenz von Personen mit Expertise, alles zu "wissen". Regelmäßige Reflexion dient dazu, den Nutzen kollaborativer Zusammenarbeit zu prüfen. Die zentrale Frage dabei lautet, wie man damit umgeht, als Person mit einer bestimmten Expertise oder Einzelkämpfer*in innerhalb eines Teams zu agieren. Damit sind wir auch schon bei unserem nächsten Punkt: Reflexion.
5. Reflexion
Die Erkenntnis, dass andere Personen als Ergänzung und Bereicherung dienen, muss erst gewonnen werden. Diese Selbstbeobachtungen und Reflexionen sind sowohl auf individueller als auch auf Teamebene wichtig. Individuell sollten Teammitglieder sich selbst beobachten und ihre Handlungen, Überlegungen und Annahmen analysieren. Im Team können regelmäßige Reflexionsrunden eingeführt werden, um gemeinsam zu hinterfragen, was gut läuft, welche Schwierigkeiten auftreten und wie die Zusammenarbeit verbessert werden kann. Dieser Prozess fördert nicht nur die Effizienz, sondern stärkt auch die Kommunikation und das Verständnis gegenüber dem Team und den Themen im Team.
Zusätzlich ist es wichtig, sicherzustellen, dass sich die Vielfalt in einer inklusiven Umgebung entfalten kann, in der alle Stimmen gehört werden.
Für die Umsetzung sollte das Unternehmen gezielt nach Diversität in seinen Einstellungsprozessen streben und dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden eine inklusive Arbeitsatmosphäre fördern.
6. Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
Wie bereits in einem unserer Blogartikel „ Die Revolution der Zusammenarbeit: Wie Rollen die Macht von Positionen übertrumpfen„ betont, sind klare Rollen in der Kollaboration entscheidend. Jedes Teammitglied sollte wissen, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten es hat. Auf diese Weise können Missverständnisse und Konflikte vermieden und Tätigkeiten effizienter erledigt werden. Man kann beispielsweise die Zuständigkeiten für ein Projekt als visuelle Hilfe in einer Matrix darstellen. So wissen alle, was erwartet wird.
7. Technologie und Tools
Moderne Technologien und Kollaborations-Tools spielen eine große Rolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit. Videokonferenzen, Dateifreigabeplattformen und Projektmanagementsoftware unterstützen Teams darin, effizienter zusammenzuarbeiten und auch über geografische Grenzen hinweg zu kollaborieren. Die Einführung von Tools wie Slack für die Kommunikation, Trello für das Projektmanagement oder Zoom für Videokonferenzen kann die Kooperation von weltweit agierenden Teams erheblich erleichtern.
8. Zeitmanagement und Priorisierung
Eine erstrebenswerte Zusammenarbeit erfordert auch effektives Zeitmanagement und Priorisierung. Teams sollten dazu in der Lage sein, ihre Ressourcen sinnvoll einzusetzen, um die wichtigsten Ziele zu erreichen. Daher empfehlen wir, agile Methoden zu implementieren, um die Arbeit in sogenannten Sprints zu organisieren und Prioritäten für Aufgaben festzulegen.
9. Konfliktmanagement
Konflikte sind unvermeidlich, wenn Menschen zusammenarbeiten. Daher ist ein effektives Konfliktmanagement von großer Bedeutung. Teams sollten Auseinandersetzungen konstruktiv angehen, um miteinander zusammenzuarbeiten und letztlich zu guten Ergebnissen zu gelangen. Eine Herangehensweise hierfür ist die Schulung in Konfliktlösungstechniken wie beispielsweise dem Harvard-Konzept.
Die konkreten Beispiele und Ansätze können je nach Unternehmenskultur, Branche und Projekt variieren. Für das perfekte Gelingen ist es jedoch entscheidend, dass Organisationen die für sie passenden Strategien auswählen und anpassen.
10. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Die Geschäftswelt verändert sich stetig und erfolgreiche Kollaboration erfordert Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Das heißt, Teams sollten in der Lage sein, sich an Veränderungen anzupassen und neue Wege zur Erreichung ihrer Ziele zu finden. Wenn Umbrüche – wie zum Beispiel die Einführung neuer Vorschriften – stattfinden, sollten Teams ihre Arbeitsweise adaptieren können, indem sie ihre Prioritäten neu bewerten und Anpassungen vornehmen.
Veränderungsbereitschaft ist eine grundlegende Voraussetzung für Vernetzung. In diesem Prozess spielen nicht nur Individuen eine Rolle, sondern auch die Organisation selbst. Die Schaffung entsprechender Strukturen, Prozesse, Spielregeln und Rituale mit engem Bezug zur Führung ist entscheidend.
Kollaboration bedeutet, dass sowohl Individuen als auch Organisationen selbst sich auf Veränderungen einlassen können. Nichts bleibt so, wie es war, und die Akteure verändern sich aktiv. Jeder Gedanke und jedes Ergebnis eines Einzelnen hat Einfluss auf andere Personen sowie das Gesamtkonstrukt. Die Teilnehmenden befinden sich in einem gemeinsamen Entwicklungs- und Arbeitsprozess, bei dem sie dennoch ihre Individualität beibehalten können.
Um die Kollaboration weiter zu fördern, haben wir einige Methoden zusammengetragen, die du gerne mal ausprobieren kannst. Diese lassen sich zum Beispiel in Workshops oder im Alltag einbauen:
Methode 1: Ressourcen-Domino
Die Teilnehmenden notieren ihre vorhandenen Kompetenzen im Team auf Karten und ordnen sie passend an. In der Auswertung stellt das Team sich die Frage, wie es die verschiedenen Kompetenzen nutzen kann. Alle überlegen dabei, wie die speziellen Fähigkeiten in einer interdisziplinären Weise wechselseitig aufeinander bezogen werden können, um einen größeren Mehrwert zu schaffen als durch einfache Addition der einzelnen Beiträge. Das Team erkundet den gemeinsamen Synergieeffekt und entwickelt Strategien, wie es dorthin gelangen kann. Wie du weißt, ist das Ganze mehr als die Summe seiner Teile.
Methode 2: Interessen-Basar
Die Teilnehmenden legen ihre Interessen dar, sei es bildlich, symbolisch oder auf Karten. Diese werden im ersten Schritt erklärt und dann „verteidigt“. Auf diese Weise erkennt man sehr schnell, wo mögliche Konfliktpotentiale liegen.
In der anschließenden Auswertung soll darüber nachgedacht werden, wie das Team mit den verschiedenen Interessen umgeht. Dann stellt man sich folgende Fragen:
Wie besprechen und lösen wir Konflikte zwischen individuellen und gemeinsamen Interessen? Und noch wichtiger: Wie gehen wir mit Konflikten um und tragen diese aus? Alle Perspektiven und Ideen tragen zu einer harmonischen und produktiven Zusammenarbeit bei.
Methode 3: Stimmungsbarometer
Führe regelmäßig (z.B. täglich oder in bestimmten Regelterminen) ein Stimmungsbarometer durch. Widmet euch der Frage, wie eure Emotionen für eure Zusammenarbeit genutzt werden können. Sie geben einen Hinweis auf wichtige Themen wie zum Beispiel Konkurrenz, Grad der Kollaborationsstabilität, Ausdruck von Macht oder Ohnmacht.
Es gibt viele unterschiedliche Stimmungsbarometer. Nachfolgend findest du ein paar Beispiele:
Wettersymbole
Barometer
Emojis
😊🤨😕😭🤪😠
Methode 4: Wertschätzungsdusche
Eine anfangs eventuell unangenehme und ungewohnte Methode ist die Wertschätzungsdusche. Sie ist nicht für jeden Menschen angenehm, aber häufig fördert sie zwischenmenschliche Beziehungen im Team.
Jedes Teammitglied bekommt der Reihe nach von anderen ausschließlich positive Rückmeldungen zu Eigenschaften, Verhaltensweisen oder Fähigkeiten. „Genießen, freuen, danken“ ist hier das Motto! Die Übung ist auch für kleinere Gruppen geeignet.
